文档管理与文档加密整合方案

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没有文档管理系统的企业,普遍存在这些问题。


现状:

建设目标

没有文档管理系统的企业,普遍存在这些问题。


扩展

非结构化数据中心:所有应用系统的附件整合到文档库。

安全

备份:能够被现有备份系统统一备份

统计报表

对文档库的使用情况进行统计,提供文档库使用情况、行为趋势等报表。为公司相关决策提供依据。

审计

所有文档操作都有记录

管理

文档外发

借阅

归档

审批流程

权限

预设各文件夹访问权限

管理权下放

使用

在线预览

在线编辑

接入

虚拟盘符

web方式

手机端

   文档集中保存

所有文档分类集中保存

多维度呈现文档组织架构



方案

上文档管理系统之后


部署架构


支持联邦部署、分区域部署、集中部署三种部署方式,满足各种场景的部署需求。


通过在本地分别部署ECM文档管理系统和IP-guard文档加密系统,实现企业文档的高效使用和全面的安全保障。





价值

给用户带来如下价值:

1、所有文档集中保存,永不丢失;

2、多维度分类,快速找到你要的文档;

3文档协作更加方便;

4无论你对文档做了任何操作,都可以追溯;

5重要文档外发走流程审批;

6没有权限阅览的文档可以通过借阅获取;

7符合你的业务贵方;

8、打破信息孤岛,所有应用系统的附件都在这里;

9随时随地办公。

10、下载的文档内部可控的自由流通,未经容许的文档外发到公司以外的地方,改文档将无法打开。


价值

文档管理系统与PC、文件服务器、OA自带知识库之间的对比。


功能组

功能

PC

文件服务器

OA自带知识库

ECM文档管理

扩展

非结构化数据中心

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将各应用系统的附件统一存储到文档管理系统,形成非结构化数据中心。

合规

GMP/ISO合规管理

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支持GMP、ISO的合规管理模块。

管理

文档借阅

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对于没有权限访问的文档可以申请借阅,获取预览、下载、编辑权限。

文件归档

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可根据周期或事件对文件进行归档。

事件触发

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对文档的操作前后触发其他动作的联动。

流程审批

 

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支持文档新建、外发、归档、编辑等操作的流程审批。

文档外发管理

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支持附件、链接外发;

支持审批后外发。

审计

全面审计

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部分

文档全生命周期的审计。

呈现

知识地图

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根据元数据创建知识地图,多维度呈现文档目录架构。

使用界面

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虚拟盘符

web

虚拟盘符、web

权限

权限分配

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预先设定

预先设定、员工主动共享

预先设定、员工主动共享、管理权下放。

存储

文档保存方式

零散保存

集中保存

有组织分类保存

有组织分类保存



案例

超过1000+中大型客户正在使用ECM文档管理系统,主要行业包括工程、金融、地产、制造业、医药、教育、银行等行业。