ISO质量体系解决方案

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ISO 产品定位

ISO体系文件

针对图文档应用生命周期管理,实现对图文档的版本控制、权限管控、内部分发、外部分发、文档审核等整体控制


通过与市面上大多数的一体机整合功能,直接将纸质文件“捕获”、“识别”、“分类”、归档“至系统进行统一电子化管理


基于集中的文档体系,实现对公司文档的统一“收”、“管”、“用” ,并实现文档知识的积累和重用,最终实现企业知识管理


通过流程实现ISO文件生命周期管理,满足审计及法规遵从的要求


细颗粒度的权限体系及详细的日志记录,保证文档的访问及使用安全,针对核心机密/也能发文档通过安全防扩散模块,保证其离线及外发安全,避免信息泄露的风险


满足文件体系与外部交互的业务需求及安全控制要求,如:外发、上传。


文档管理在ISO质量体系中的重要性

ISO质量体系要求

公司运营管理要求

质量体系执行及管理要求

各类ISO质量体系规范,都对质量体系文件和记录的标识、收集、审核、归档、存储、保管和使用等工作提出明确的要求。

ISO文件和记录真实地反映出企业的质量体系方针、目标及产品的生产过程,通过对这些记录的定期审核,可以从中发现企业运行过程中存在的问题,从而进行改进。

质量管理体系的执行与ISO文件管理工作,二者互为依存、互为促进。企业需增强ISO体系文件管理意识和方法,结合实际,充分发挥ISO文件管理工作在质量管理体系运行和认证中的积极作用,不断地持续改进,使ISO质量体系管理工作日益完善和合规。


企业ISO文件管理面临的问题— 管理层

管理成本增加的问题


ISO质量体系对ISO文件管理的要求,需要有专门的部门和人员管理,其他部门协同参与,涉及面广。伴随着企业发展,更多体系的建立,而传统管理方式不可复制性,导致管理难度越来越大,tr投入的人力,物力不断增加,隐性管理成本的飞速攀升。


管理成本增加的问题


ISO质量体系对ISO文件管理的要求,需要有专门的部门和人员管理,其他部门协同参与,涉及面广。伴随着企业发展,更多体系的建立,而传统管理方式不可复制性,导致管理难度越来越大,tr投入的人力,物力不断增加,隐性管理成本的飞速攀升。


ISO文件管理要求的贯彻执行问题


ISO文件管理要求的贯彻执行,需要有专门的部门和人员,通过一些有效而便捷的方法,不间断跟踪。调整。从而是各种ISO文件在实际执行中,利于各部门人员的运用,并且在实践中不断修正,使之更利于操作。


合规性问题


组织管理确保对涉及重要环节的过程进行有效审核。运行和控制所需要的文件和记录


企业ISO文件管理面临的问题— 质量/文控部门 

管理规范与效率问题(管理制度落地化工具)


ISO质量体系文件的传统管理方式——人工作业,流程复杂,效率低下。文件从起草到审核、批准、培训、发放、签收、更新、回收等,需要经过漫长的人工传递,任何环节都容易因人为疏忽而导致出错

对于牵涉部门众多、环节复杂的流程,虽然已按照标准制度制定了相应的文件管理流程,但无法避免如:人员临时出差,交接不完整等因素,效率显著下载,导致最终环节无法执行或执行不规范。


风险控制与追溯的问题


例如文件未经审批,即用于生产,版本控制混乱,导致不良隐患。

出现问题,各部门扯皮推诿,职责不清,问题无法追溯。

文件统计盘点困难,旧版本文件无法做到100%回收和保存。



使用。保管和效率问题


各文件各版本,由于数量日益增多,如何有效管理和保存,也成为使用部门急需解决的一个重要课题。特别是传统的纸质文件容易破损和丢失。

纸质文件查询费时费力

新文件发布/更新,没有及时通知


企业ISO文件管理面临的问题— 文件使用者

文件有效性问题


使用中文件有效性无法及时知晓

文件过期无预先提醒和事后通知